最近狂改 PPT,大概10天的时间改了8份 PPT 的节奏。这些 PPT 多为有框架内容或完全的内容,只是在字体、颜色、图形、展现方式等方面有或多或少的改动空间。而我的工作就是让他们以更完美的样子表达演讲者的观点,方便听众获得知识。

总结下短时间内改 PPT 的一点经验:

1.尽量多与演讲者沟通。
PPT 的作用是辅助演讲者表达观点,所以在对 PPT 进行修改前应尽量与演讲者做好沟通,了解他们想表达的观点,在不同页面想要重点传达的要点。

比如下面的片子中深色的部分原来是倒着的梯形:

修改前

经与讲师确认是希望表达“基于下方的技术,带来上面的结果”,故改成了正梯形并设计了偏立体的效果,给人以稳定的感受。

QingCloud-Stability

2.尊重原作者,不做大的改动。

演讲者通常都带有强烈的个人风格,这风格通常会在演讲者 PPT 制作时便表达出来。在改动时应尽量少做大改动,如图形整体样式、动画风格。以免演讲者在短时间内无法适应,从而影响演讲。因为我们演讲、会议太多,讲师又非常忙非常辛苦,通常从我收到 PPT 到提交确认一般不超过24小时,大的改动尽量都会控制。

3.颜色与品牌 VI(Visual Identity) 统一。
一般企业都有自己的 VI ,即便没有,也会有 Logo。有 VI 的需要按照 VI 手册中的品牌标准色及辅助色调整 PPT,没有的可以参考公司 Logo 颜色去调整 PPT。

QingCloud-VI-Color


4.文字字体及间距。
说到字体,其实与 VI 又有联系了。一般 VI 中会有品牌中英文标准字体,按照这个设置即可。没有 VI 的可以考虑下日常我们经常用到的常见字体,比如微软雅黑等。个别生僻字体谨慎使用,因为播放 PPT 的电脑上很可能没有你设置的字体,谁知道它会以什么鬼形式展现出来。

Qingcloud-VI-Font


字间距、行间距是我们经常忽略的部分。很多时候我们对着屏幕的文字发呆,总觉得哪里不对却又搞不清楚,通常就是字间距、行间距出了问题。对于分项目 (Bullets) 的段落行间距,我通常会设置为1.2~1.5。字间距根据情况而设置,经常遇到的问题一定是字间距太小,像春运一般排在一起。这时候把字间距调大会收到不错的效果。

Paragraph 1.2~1.5


5.项目(Bullets) 符号可以更有新意。
在 PPT 中,默认的项目符号通常为 ● 或者 ○ ,所以你会看到一批 PPT 中的分段为:
● 这是第一个问题
● 这是第二个问题
● 这是第三个问题

这种设置没什么不对,只是可以更好。比如可以把它设置为与 VI 色统一的颜色,或者在一些肯定的条目上用 ✓ 替代 ●,与文字照应以增强肯定性。


6.PPT 中图形的设计需尽量保持一致。
一般公司里不会有一个专做 PPT 的职位,即便有,大多情况也只是修改大型展会的 PPT。多数的日常 PPT 基本都是来自一线同学之手,如何保证设计一致?

即便有统一的模板和 icon,多数情况下也不会保持一致。我们要做的就是保持当下这一篇内一致。比如大多数是拟物的设计,个别使用了偏平面的设计。可以考虑使用拟物设计替换掉个别的平面设计,以保持统一的风格。

对于 APP 截图的展现,我在截图外加了 iPhone 做背景,更加直观。

QingCloud-App


7.演讲现场的情况确认。
这个问题我几乎每次修改 PPT 都会去向主办方咨询,比如:舞台样式、屏幕尺寸、现场人数、现场灯光(不开灯、开灯)。不同的设计很可能会带来差异很大的效果,甚至直接影响演讲者的情绪,导致演讲失败。

  • 屏幕尺寸:16:9的屏放个4:3的 PPT 会浪费很多空间,4:3的屏放16:9的内容字体会压缩很多。
  • 舞台样式:对于大型活动,通常 PPT 最下的50~100cm 仅需保留 logo 即可,如有内容的话后排多半看不到。具体情况需根据现场确定。
  • 现场灯光:对于不开灯的现场,PPT 尽量考虑不要设置成纯白的屏幕,观众看着累,也不适合拍照。

以上总结了7点对于临时加急修改 PPT 比较有帮助。如果真心的要做一个更好的 PPT,需要更久的时间。Nancy Duarte 女士的 Slide:ology 一书中提到,策划制作一份 PPT 的时间在36~90小时。本文中我提到的所谓修改也仅仅是在讲师上台前帮助他们更好的表达思想,传递内容。


希望这篇可以帮助你应对短时间内改 PPT 的要求。

--- 本文写于2016.04 ---